Dans Kafinea la comptabilité est générée automatiquement lors de l’enregistrement des pièces comptables.
Ces pièces sont principalement les suivantes :
- Factures clients
- Paiements clients
- Avoirs clients
- Factures fournisseurs
- Paiements fournisseurs
- Avoirs fournisseurs
Il existe dans Kafinea un puissant système qui permet de définir les comptes comptables que le logiciel doit utiliser pour créer automatiquement les lignes comptables relatives à ces pièces comptables justificatives. Nous appelons cette fonctionnalité : « système de stratégies comptables ».
Il s’agit un puissant système qui permet de définir les comptes comptables que le logiciel doit utiliser pour créer automatiquement les lignes dans les livres comptables lors de la saisie de documents comptables tels que :
- Factures clients
- Paiements clients
- Avoirs clients
- Factures fournisseurs
- Paiements fournisseurs
- Avoirs fournisseur
Même si ce système n’a pas encore été configuré par l’utilisateur, le logiciel va intelligemment construire une comptabilité basique de manière automatique. Si on se rend compte par la suite que ce qu’il a fait n’est pas assez fin, on peut aller configurer le système de stratégies pour affiner ses prises de décisions. A tout moment il est possible de lancer un recalcul de la comptabilité pour prendre en compte les nouvelles stratégies comptables.
Il peut arriver que certaines écritures comptables soient nécessaires mais qu’il ne soit pas possible au logiciel de les déduire automatiquement à partir des pièces comptables justificatives listées ci-dessus. C’est principalement le cas des écritures qu’on appelle parfois les OD (opérations diverses). Kafinea permet donc d’entrer de telles écritures par le moyen des « saisies manuelles ».
La configuration de la génération automatique des écritures se fait en 2 étapes :
- Définir des Familles d’Article pour les Articles (Produits ou Service) – Voir l’article : Paramétrer les familles d’articles
- Définir une ou plusieurs Stratégies comptable d’attribution de numéros de comptes pour les familles d’articles – Voir les articles : Quelle stratégie comptable va être appliquée? et Comment fonctionne la génération automatique des écritures comptable?