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Les fiches

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Une fiche est une page qui affiche un item enregistré sur Kafinea. Elle permet de voir les informations liées à cet item et de les modifier.

Pourquoi maîtriser le fonctionnement des fiches ? #

La structure de base de toutes les fiches du logiciel est la même. Une fois vos marques prises sur ces fiches, vous pouvez naviguer en toute autonomie sur Kafinea.

La création d’une fiche #

Il existe de multiples façons de créer une fiche dans Kafinea. Voici une liste non-exhaustive :

  1. La création manuelle : un bouton + Ajouter enregistrement est présent en haut à droite sur tous les modules de chaque application, parfois traduit avec le nom de l’item en question, comme par exemple + Ajouter prospect. Après avoir cliqué, un formulaire de saisie apparaît et permet de remplir les champs que vous souhaitez. Une fois le formulaire rempli, appuyer sur Enregistrer.
  2. La création rapide depuis une autre fiche : certaines fiches peuvent être créées depuis un champ de saisie présent sur une autre fiche. Par exemple, il est possible de créer un nouveau produit dans le module Catalogue directement depuis l’écran de saisie d’une nouvelle facture client C’est une fonctionnalité pratique pour éviter d’avoir à interrompre la saisie de la fiche en cours. Pour ce faire, appuyer sur le bouton + au bout du champ en question. Un formulaire de création rapide s’affiche avec un nombre de champs réduit. Une fois appuyé sur Enregistrer, le nouvel item est créé dans son module d’appartenance.
  3. La création automatisée par flux de travail : les flux de travail (workflows) peuvent déclencher la création automatique d’une fiche. Par exemple, un workflow appliqué à un bon de commande client peut générer une facture client récurrente automatique.
  4. L’import .csv : en utilisant la fonctionnalité d’import de données via .csv, vous pouvez importer des fiches existantes à Kafinea.
  5. L’import via API : l’API Kafinea permet de créer des nouvelles fiches de façon dynamique et automatisée en utilisant des données provenant d’un système informatique externe à Kafinea.

La structure des fiches #

Une fiche Kafinea comprend toujours les éléments suivants :

  • un en-tête
  • une vue Résumé
  • une vue Détails
  • un onglet Modifications
  • un ou plusieurs onglets relationnels

L’en-tête des fiches #

L’en-tête est dans la partie supérieure gauche d’une fiche. Il est personnalisable et affiche les informations de votre choix pour avoir quelques données importantes d’un seul coup d’œil. Pour personnaliser cet en-tête, utilisez le gestionnaire d’agencement dans les paramètres Kafinea.

La vue Résumé des fiches #

La vue Résumé fournit une partie des informations de la fiche et les actions à mener à bien en rapport avec celle-ci. Elle est composée de différents blocs. Certains sont en commun sur toutes les fiches :

  • Champs clés : ce bloc regroupe les champs qui pourront être exploités dans le cadre de rapports graphiques (de type histogramme par exemple) ou sur des widgets sur les tableaux de bord. Ces champs sont personnalisables pour chaque module depuis le gestionnaire d’agencement.
  • Documents : ce bloc permet de téléverser et consulter les documents en rapport avec la fiche en question. Par exemple, c’est ici qu’on ajoutera les justificatifs PDF de pièces comptables comme les factures fournisseur. L’ajout d’un document l’injecte au puissant système de Gestion Électronique des Documents de Kafinea, permettant ainsi un système de tri par dossier ou par étiquette (tag).
  • Activités : ce bloc permet d’ajouter et d’afficher des tâches à effectuer ou des activités planifiées à une fiche. Par exemple, une tâche Rappeler le prospect peut être attribuée à toute une équipe commerciale ou seulement à l’un des agents commerciaux.
  • Commentaires : ce bloc permet d’ajouter et de consulter les commentaires postés par tous les utilisateurs ayant accès à cette fiche. C’est très pratique pour se passer des informations ou prendre des notes à conserver.

Des blocs supplémentaires avec des fonctionnalités avancées spécifiques à leur module d’appartenance sont disponibles sur certains modules.

Qu’est-ce que la fonctionnalité roll up sur les commentaires ? #

Un switch intitulé Roll up est présents sur le bloc Commentaires de certaines fiches. Si le switch est sur ON, les commentaires ajoutés aux fiches connexes à la fiche consultée seront affichés. Par exemple, on pourrait croire qu’une entreprise qui n’a pas payé une facture n’a jamais été contactée puisque personne n’a laissé de commentaire sur la fiche de la facture impayée. En revanche, en activant le roll up on pourra voir qu’un comptable a appelé l’entreprise et a laissé un commentaire sur la fiche du compte client indiquant que le litige est en cours de résolution. Un vrai système d’informations croisées !

La vue Détails des fiches #

La vue Détails affiche la totalité des informations d’une fiche sous la forme de blocs. C’est en bas de cet écran que se trouve le tableau où figure les produits et services qui font l’objet d’une transaction sur les fiches devis, bons de commande, factures et avoirs.

L’onglet Modifications des fiches #

L’onglet Modifications tient un historique de toutes les opérations effectuées sur une fiche, comme la création de cette fiche, l’ajout, la modification ou la suppression d’un champ, etc. Le système indique quel utilisateur a effectué chaque opération et à quel moment.

Les onglets relationnels des fiches #

Cette fonctionnalité est l’une des grandes forces de Kafinea. Pour chaque fiche, vous avez la possibilité de voir en un clic ses relations avec d’autres fiches et basculer sur l’une de ces fiches connexes sans avoir à repasser par le menu de navigation.

Cas concret #

Depuis un compte client, vous pouvez cliquer sur l’onglet relationnel Factures client. Le système affiche toutes les factures émises au nom de ce client. En cliquant sur l’une d’entre elle, une fenêtre pop-up vous affiche des informations sur cette facture. Si vous souhaitez voir plus de détails ou modifier cette facture, des boutons Détails et Modifier sont à votre disposition. Une fois sur cette fiche facture, vous pouvez cliquer sur l’onglet relationnel Écritures comptables, afficher la liste des écritures comptables liées à cette facture et cliquer sur l’une d’entre elles pour l’ouvrir pour plus de détails dans le module Comptabilité. Un système drill down qui permet de naviguer en profondeur dans le logiciel en seulement quelques clics.

Références connexes 🔗 #