Si vous êtes à la recherche d’un ERP, vous avez sans doute constaté que l’intégration a très souvent un coût certain. Elle prend aussi du temps et repousse même parfois la mise en œuvre de la solution. Mais qu’est-ce que l’intégration ? L’intégration d’un ERP est une étape clé dans la transformation digitale d’une entreprise. Elle permet de centraliser toutes les informations et d’automatiser les processus. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur deux aspects essentiels : la configuration et personnalisation, ainsi que la migration des données.

Configuration et personnalisation d’un ERP

L’ERP est un logiciel puissant, mais il doit être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise. C’est là qu’interviennent la configuration et la personnalisation.

  • La configuration consiste à ajuster les paramètres du logiciel selon les besoins et les processus spécifiques de l’entreprise sans modifier le code sous-jacent. Cela inclut le paramétrage des workflows, des autorisations utilisateurs, la création de rapports, l’intégration de certaines règles d’affaires, etc. Par exemple, une entreprise de fabrication peut configurer l’ERP pour gérer des ordres de production spécifiques ou des cycles d’approvisionnement particuliers. Ou une entreprise de services peut paramétrer la facturation par paliers.
  • La personnalisation va plus loin. Elle permet d’adapter l’ERP à des besoins très spécifiques en modifiant certaines fonctionnalités. Par exemple, personnaliser les factures, ajouter le logo de l’entreprise et intégrer des champs spécifiques dans les documents générés. Cela permet de maintenir une cohérence avec l’image de marque tout en répondant aux exigences opérationnelles.

Focus sur la personnalisation (partie intégrante de l’ADN Kafinea)

Personnalisation des documents et des rapports

  • Modèles de documents : L’ERP génère divers documents, tels que les factures, les bons de commande, les devis, les états financiers, etc. Ces documents peuvent être personnalisés pour correspondre à l’image de marque de l’entreprise. Cela inclut :
    • L’ajout de logos : Le logo de l’entreprise peut être intégré dans les en-têtes de documents pour maintenir la cohérence visuelle avec la charte graphique de l’entreprise.
    • Les couleurs et polices : Les couleurs de l’entreprise, les polices de caractères, ainsi que les éléments de mise en page spécifiques peuvent être appliqués afin que les documents produits par l’ERP aient une apparence professionnelle et conforme à l’identité de l’entreprise.
    • Informations légales : Il est souvent nécessaire d’ajouter des informations légales spécifiques, comme les mentions légales sur les factures, les termes et conditions, ou les informations réglementaires qui varient selon les pays ou les secteurs d’activité.
  • Personnalisation des champs : Dans certains cas, les documents doivent inclure des champs personnalisés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Par exemple, ajouter des champs pour des références internes, des numéros de commande client, ou des informations spécifiques à certains produits ou services. Les rapports peuvent aussi être configurés pour inclure des sections personnalisées ou des analyses spécifiques.

Personnalisation des rapports

  • Rapports financiers et analytiques : L’ERP permet la génération de rapports, tels que des bilans, des états de résultats, des tableaux de bord de performance, etc. La personnalisation des rapports peut inclure :
    • La mise en forme des rapports pour les rendre plus lisibles ou adaptés à des présentations internes ou externes.
    • Les filtres personnalisés pour extraire des informations spécifiques à certains départements ou pour répondre à des besoins de reporting particuliers.
    • L’ajout d’indicateurs clés de performance (KPI) : Les entreprises peuvent définir des KPI personnalisés pour suivre des objectifs précis (ventes, efficacité de la production, etc.), et les inclure dans les rapports générés automatiquement par l’ERP.

Personnalisation des workflows documentaires

  • Flux de validation : Un ERP peut inclure des processus de validation documentaire spécifiques avant la diffusion de certains documents. Par exemple, une facture peut nécessiter une approbation de la part du directeur financier avant d’être envoyée à un client. Ce flux peut être automatisé et personnalisé en fonction de l’organigramme ou des règles internes.
  • Versioning des documents : Dans certaines industries, il peut être nécessaire de gérer différentes versions d’un même document (par exemple, dans les projets de construction ou les contrats complexes). Un ERP permet de personnaliser la gestion des versions et de conserver des historiques détaillés.

Formats d’exportation des documents

  • Formats multiples : Les entreprises ont souvent besoin d’exporter des documents dans différents formats comme PDF, Excel, ou XML. L’ERP permet la personnalisation des formats d’exportation, en fonction des besoins de l’entreprise ou des exigences des partenaires commerciaux (par exemple, certains clients peuvent préférer des fichiers Excel pour l’analyse de données).
  • Automatisation des envois : L’ERP peut également être configuré pour envoyer automatiquement des documents (comme les factures) directement par email aux clients ou partenaires, avec les documents déjà personnalisés et prêts à l’envoi. Des signatures électroniques peuvent également être ajoutées pour garantir l’authenticité.

Migration des données : Un passage délicat mais crucial

La migration des données est une étape primordiale dans l’intégration d’un ERP. Elle consiste à transférer toutes les informations de vos anciens systèmes vers le nouvel ERP. Ce processus nécessite une grande rigueur et se déroule en plusieurs phases.

  1. Préparation des données : Avant toute migration, il faut nettoyer et vérifier l’exactitude les données existantes. Cela inclut la suppression des doublons et la correction des erreurs. Il est également important de structurer les informations pour qu’elles soient compatibles avec le nouvel ERP.
  2. Migration proprement dite : Plusieurs stratégies de migration peuvent être utilisées. Vous pouvez opter pour une migration « big bang », où toutes les données sont transférées en une seule fois, ou pour une migration progressive, par phases. Le choix dépend de la complexité des systèmes en place et de l’importance des données à migrer.
  3. Validation : Après la migration, il est impératif de vérifier que toutes les données sont bien intégrées et fonctionnent correctement dans le nouvel environnement. Cela garantit que les informations cruciales pour l’entreprise sont préservées et utilisables.

Pourquoi ces étapes sont-elles cruciales ?

  • Gains de temps et d’efficacité : Une bonne configuration permet d’automatiser des tâches répétitives et de fluidifier les processus internes. La migration des données bien exécutée assure que toutes vos informations clés sont accessibles et exploitables sans interruption.
  • Personnalisation à l’image de votre entreprise : Grâce à la personnalisation des documents, comme les factures ou les bons de commande, vous pouvez maintenir une identité visuelle forte et professionnelle, tout en répondant aux besoins spécifiques de vos clients et partenaires.

Le + Kafinea

  • Les premiers collaborateurs peuvent commencer à travailler avec Kafinea juste quelques heures après sa mise en place.
  • Les travaux de configuration et de développement sont effectués et déployés au fil des semaines suivantes sans nécessité d’arrêter l’utilisation du logiciel.
  • Le coût de l’intégration est maîtrisé.