La facture d’avancement, ou facture de situation, permet de facturer les différentes étapes d’un projet ou de travaux en cours.
Très utilisée dans certains secteur, ce modèle de facturation se fait fur et à mesure du travail effectué, plutôt que de facturer la totalité en fin du projet.
Ce dispositif de facturation permet: un meilleur suivi du projet, un échelonnement des paiements en fonction des travaux réalisés par le biais de multiples factures intermédiaires.
Ces factures sont établies en fonction d’un ou plusieurs devis ou d’un bon de commande. Le prix présent sur les factures de situation est calculé selon un pourcentage que l’on va appeler “Avancement” en fonction du projet ou des travaux en cours.
Enfin, une facture de clôture sera émise à la livraison du projet ou des travaux, sur laquelle il sera indiqué la liste des factures d’avancement émises précédemment ainsi que le montant restant à payer avec déduction des règlements déjà réalisés.
Bon à savoir : La facture d’avancement se différencie de la facture d’acompte qui est généralement éditée à la signature du devis pour demander et/ou constater le versement d’un paiement avant le commencement de la prestation.
Et dans Kafinéa? #
La facture d’avancement est une fonctionnalité propre aux facture de vente et sélectionnable lors de la création de la facture.
La sélection de cette option dans le groupe Facturation d’avancement, fait apparaitre les champs caractéristiques à la fonctionnalité.
La création directe #
Dans le cas de la facture initiale d’avancement d’un projet, après avoir sélectionné le compte client et soigneusement renseigné le sujet de la facture, il conviendra d’importer les lignes d’un ou plusieurs devis ou bon de commande en utilisant les boutons Importer les lignes d’un devis et Importer les lignes d’un bon de commande disponible en bas de la page.
Dans le cas où la facture initiale d’avancement existe déjà, il conviendra de sélectionner la facture d’avancement précédente (depuis le groupe Facturation d’avancement), toujours après avoir sélectionné le compte client. Les lignes de détail s’ajouteront automatiquement.
Lors de l’enregistrement de la facture le n° d’avancement s’enregistrera automatiquement en s’incrémentant en fonction de la facture d’avancement précédente sélectionnée.
Il est possible de dupliquer une facture existante. Dans ce cas il est impératif de sélectionner une nouvelle facture d’avancement précédente. Les lignes de détail se mettront alors à jour automatiquement.
La création depuis un devis #
La création depuis un bon de commande #
Les lignes de détail #
Une fois les lignes faisant l’objet de la facture importées suivant une des méthodes décrites ci dessus, les éléments permettant de définir l’avancement d’un détail sont disponibles dans chaque ligne, sous forme d’un tableau récapitulatif de 5 colonnes, dont 3 sont en lecture seule.
Total, Quantité : la quantité totale qui est indiquée sur le devis. Cette valeur est pour information et ne peut être changée dans la facture.
Précédent : %, Quantité : Il s’agit de la quantité ou l’équivalent en pourcentage déjà facturé dans les factures d’avancement précédentes. Cette valeur est pour information et ne peut être changée dans la facture. Dans le cas de la première facture d’avancement, ces valeurs sont à 0.
Actuel : %, Quantité : Il s’agit de la quantité ou l’équivalent en pourcentage de l’avancement à la date actuelle. Ces valeurs sont à saisir par l’utilisateur qui crée la facture. Le choix de valeurs pour ces cases, générera automatiquement la quantité à facturer pour cette facture.
Exemple : A ce jour l’avancement réel du projet est de 60%.
La partie Total indique une quantité de 20 articles.
La partie Précédent indique une quantité de 2, soit 10 %. A ce stade on peut en déduire que 10% d’avancement est déjà facturé pour ce projet.
Il conviendra de saisir la valeur 60 % dans la partie Actuel, soit une quantité de 12 (12 articles sur 20 ont déjà été physiquement utilisés pour le projet). Automatiquement une quantité de 10 sera déduite par le système afin de facturer le complément manquant pour atteindre un avancement de 60 %.
Le détail de la ligne contient également l’option : Avancement terminé , sous forme de case à cocher.
Cette option permet de définir que l’avancement du détail n’ira pas plus loin, même si les 100% ne sont pas atteint. Si l’option est sélectionnée, les cases de la partie ‘Actuel’ seront en lecture seule. Il ne sera pas possible de facturer cette ligne sur la facture d’avancement suivante, tant que l’option sera sélectionnée.
Bon à savoir: Il n’est pas possible de facturer une ligne au delà de 100 %. En toute logique le surplus de travail doit faire l’objet d’un devis validé qui pourras être ajouté à la facture. Il sera également possible d’ajouter une ligne d’article ou de service ‘libre’, non liée à un devis ou un bon de commande. Si une telle ligne est ajoutée dans une facture d’avancement, elle sera également disponible pour la facture d’avancement suivante.
Bon à savoir : Il est possible d’organiser la facture pour plus de lisibilité en ajoutant des sections grâce au bouton Ajouter une section, disponible en bas de la page. La section est automatiquement numérotée et un titre explicite peut y être ajouté.