Les étiquettes, ou tags, sont des mots-clés qui servent de balises et peuvent associer des fiches Kafinea ensemble. Cette fonctionnalité est très pratique dans le cadre de la Gestion Électronique des Documents.
La création d’une étiquette #
Il existe 2 façons de créer une étiquette dans Kafinea :
- Depuis une fiche : vous pouvez créer une étiquette directement depuis l’en-tête d’une fiche en cliquant sur le bouton + Ajouter balise. Le formulaire qui s’affiche vous propose les étiquettes déjà existantes. La partie droite du formulaire vous permet de créer une nouvelle balise.
- Depuis les préférences utilisateur : vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des balises depuis les paramètres de Kafinea > Mes préférences > Mes balises.
Vous pouvez créer plusieurs balises à la fois en tapant le nom de chaque nouvelle balise séparé par une virgule. Vous pouvez choisir de garder ces nouvelles balises privées ou de les rendre publiques pour tous les utilisateurs de l’instance. Pour ce faire, il suffit de cocher la case Balises publiques.
L’utilisation des étiquettes #
Pour voir les fiches portant le même tag, cliquez sur le tag désiré dans la section Balises du volet gauche du module concerné. Le tableau des fiches se mettra à jour en filtrant uniquement les fiches portant le tag sélectionné. Qu’en est-il des documents ?
Où retrouver les documents portant la même étiquette ? #
Kafinea > Documents > Balises
Chaque document importé dans Kafinea (devis, factures, bons de livraison, CV, etc) est considéré comme une fiche du module Documents. Par conséquent, les tags appliqués à ces différents types de documents sont transversaux. En cliquant sur un tag, vous verrez tous les documents portant ce tag, peu importe leur type.
Cas pratique #
Une entreprise de construction crée un tag nommé Algeco. En utilisant ce tag sur différents documents, l’entreprise n’aura plus qu’à se rendre dans Documents > Balises et pourra visualiser tous les documents portant ce tag. Elle trouvera ainsi au même endroit les devis incluant la location d’algécos, la facture du fournisseur pour leur location et les bons de réception de ces algécos. Une fonctionnalité qui facilitera grandement votre Gestion Électronique des Documents !