Il existe de multiples méthodes pour importer ou exporter des données dans Kafinea, de la plus manuelle à la plus automatisée. Cette fiche vous sera particulièrement utile si vous commencez à utiliser Kafinea et que souhaitez importer un important volume de données.
L’import de données manuel via un fichier .CSV #
La méthode la plus courante consiste à importer un fichier .CSV et à mapper les différentes informations de ce fichier avec des champs Kafinea. Ce processus se fait en trois étapes.
Où lancer l’import de données ? #
Un bouton Importer se trouve en haut à droite de chaque module. Il suffit de cliquer sur ce bouton pour ouvrir le formulaire d’import de données dans ce module.
1. Le chargement d’un fichier .CSV #
La première étape consiste à charger le fichier .CSV qui contient les données à importer. Vous avez la possibilité d’indiquer si le fichier contient une ligne d’en-tête ou non, ainsi que déterminer l’encodage des caractères et le symbole délimiteur (virgule, point-virgule, pipe ou caret).
2. La gestion des doublons #
La deuxième étape vous laisse le choix de la façon dont traiter les potentiels doublons qui seront créés par l’import de ces nouvelles données. Vous pouvez choisir d’écraser les enregistrements précédents, de les fusionner avec les nouveaux ou simplement d’ignorer leur présence. Vous avez aussi la possibilité de choisir les champs qui déterminent la correspondance entre une ligne de votre fichier .CSV et la fiche dans Kafinea.
Vous pouvez choisir d’ignorer cette étape.
3. Le mappage des champs #
La troisième et dernière étape vous permet d’associer les colonnes du fichier .CSV aux champs disponibles sur la fiche du module dans lequel vous avez choisi d’importer des données. S’il manque un champ auquel mapper l’une des colonnes de votre fichier .CSV, vous pouvez en créer un via le gestionnaire d’agencement. Vous pouvez également renseigner une valeur par défaut pour chacun de ces champs. Enfin, vous pouvez nommer et sauvegarder votre mappage en cochant la case Sauver ce mappage. Vous pourrez ainsi le réutiliser lors de l’import de fichiers .CSV dont la structure est similaire.
Il suffit ensuite d’appuyer sur le bouton Importer et le tour est joué !
L’import de données via API #
Vous pouvez également importer des données en utilisant l’API Kafinea. Une fois l’accès accordé à Kafinea grâce à son API, le logiciel métier que vous utilisez peut venir y injecter des données. Cet import peut être initié par un déclenchement manuel ou par automatisation avec une certaine périodicité ou un certain déclencheur. Il peut s’agir d’un export automatique paramétré sur l’autre système ou bien d’un appel API automatique déclenché par les flux de travail (workflows) de Kafinea. Pour plus d’informations sur la façon d’utiliser l’API Kafinea pour réaliser ces manipulations, vous pouvez vous reporter à la fiche de documentation dédiée.
L’export de données manuel depuis Kafinea #
Vous pouvez à tout moment exporter manuellement des données précédemment créées ou importées dans Kafinea au format .CSV.
Où lancer l’export de données ? #
Un bouton Plus > Exporter se trouve en haut à gauche de chaque module de Kafinea. Il suffit de cliquer sur ce bouton pour ouvrir le formulaire d’export des données de ce module.
Une fois cliqué sur Plus > Exporter, plusieurs options d’export s’offrent à vous :
- Exporter les enregistrements sélectionnés : cette option exportera uniquement la ou les fiche(s) cochée(s) dans la liste active au moment de l’appui sur le bouton Exporter
- Exporter les données de la page courante : cette option exportera uniquement les fiches présentes sur la page de liste active au moment de l’appui sur le bouton Exporter
- Exporter toutes les données : cette option exportera toutes les fiches du module à partir duquel vous avez appuyé sur Exporter
Bien que ces fonctionnalités soient appréciables lors d’opérations de traitement de données exceptionnelles, la grande force de Kafinea est son automatisation et sa puissance de communication avec d’autres systèmes via son API.
L’export de données via API #
Vous pouvez exporter des données en utilisant l’API Kafinea. Une fois l’accès accordé via son API, Kafinea peut communiquer avec le logiciel métier de votre choix et lui fournir des données. Cet export peut être initié par un déclenchement manuel ou par automatisation avec une certaine périodicité ou un certain déclencheur. Il peut s’agir d’un export automatique paramétré sur Kafinea grâce aux flux de travail (workflows) ou bien d’un appel API automatique déclenché par le logiciel métier que vous utilisez. Pour plus d’informations sur la façon d’utiliser l’API Kafinea pour réaliser ces manipulations, vous pouvez vous reporter à la fiche de documentation dédiée.
Cas pratique #
Une entreprise possédant une chaîne de montage robotisée qui tourne avec un logiciel métier peut tirer profit des fonctionnalités d’import / export de données via API de Kafinea. Par exemple, pour chaque nouvelle commande client reçue, Kafinea peut envoyer une liste de produits à fabriquer en chaine de montage (export de données), puis recevoir la confirmation du logiciel métier que la fabrication de ces pièces est terminée (import de données). Un workflow peut être paramétré pour envoyer une notification par mail au client que son produit est fabriqué et en cours d’expédition. Des applications infinies pour vos processus métier !