Décontractez vous, Kafinea les gère pour vous.

Difficile de suivre ses contrats de service efficacement et de maintenir une communication proactive avec ses clients. Pas avec Kafinea.

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Suivi & facturation

Gérez vos contrats client simplement

Mettez en place une facturation automatisée de vos contrats et soulagez votre charge mentale. Gérez une multitude de contrats grâce au module Contrats de service de Kafinea :

  • maintenance
  • support
  • sous-traitance
  • location de biens
  • cloud computing
  • bien plus encore !

Support client

Synchronisez les requêtes de vos clients à leur contrat

Les modules Contrats de service et Tickets sont directement connectés. Ouvrez un accès extranet à vos clients et donnez leur la possibilité de soumettre des tickets liés à l’un de leurs contrats en cours.

Facilitez l’échange d’informations entre vos différents services qui peuvent retrouver les tickets en cours depuis le compte client ou depuis le contrat de service.

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Data Intelligence

Analysez et décidez sur la base de données exploitables

Grâce aux KPI définis sur votre instance Kafinea, exploitez les données en lien avec vos contrats de service en les traduisant en rapports et graphiques. Retrouvez ces visuels sur vos tableaux de bord grâce à des widgets dynamiques.

Communication automatisée

Gardez le contact avec vos clients

Connectez votre serveur SMTP à votre instance Kafinea et automatisez votre communication avec vos clients. Avertissez les automatiquement quand leur contrat de service ou de location touche à sa fin. Fini les oublis !

L’automatisation au service des contrats de service

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Grilles tarifaires personnalisables

    Créez et appliquez des grilles tarifaires spécifiques à vos clients et fournisseurs pour gagner du temps lors de vos transactions.

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Signature électronique

    Envoyez vos documents pour signature électronique directement depuis Kafinea et déclenchez des actions dès la signature reçue.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’une fiche, la mise à jour d’un champ, un envoi d’email et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées des contrats de service

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Commentaires et pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des fiches Kafinea.

  • Filtrage par tag

    Regroupez différentes fiches sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même si elles proviennent de modules différents.

  • Gestion avancée des droits d’accès

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par un groupe d’utilisateurs, au champ près.

  • Modèles PDF dynamiques

    Designez autant de modèles dynamiques de PDF que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’une fiche à une autre fiche liée en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

  • Templates d’emails dynamiques

    Créez vos propres templates d’emails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

Les fonctionnalités basiques des contrats de service

  • Ajout d’images aux fiches

    Illustrez vos fiches à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Calendrier personnel

    Ajoutez des activités et tâches ponctuelles ou récurrentes à votre calendrier Kafinea et gardez le contrôle de votre emploi du temps.

  • Création manuelle

    Générez des documents simples, clairs et professionnels en quelques clics.

  • Duplication de fiche

    Dupliquez une fiche en un clic.

  • Export au format PDF

    Exportez les données de votre choix au format PDF.

  • Filtrage par priorité

    Définissez un niveau de priorité pour chaque fiche pour faciliter le traitement des urgences.

  • Import CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Saisie automatique des informations client

    Importez sur vos documents toutes les informations concernant votre client (adresse postale, numéro de SIRET, email, etc) simplement en le sélectionnant.

  • Saisie manuelle de paiement

    Saisissez manuellement un paiement reçu physiquement, par chèque ou espèces par exemple.

  • Séquences de nommage personnalisées

    Paramétrez les préfixes et suffixes des noms de vos documents et leur incrémentation.

  • Suivi de fiches

    Soyez notifié de la mise à jour d’une fiche que vous suivez par l’un de vos collaborateurs.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Vues filtrées

    Créez des listes de données avec des vues filtrées dont vous avez régulièrement besoin.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

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