Mieux vaut prévenir que guérir.

Effectuer une maintenance préventive de qualité peut sembler impossible quand on a des centaines d’équipements. Pas avec Kafinea.

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Suivi des équipements

Gardez un œil sur tous vos équipements

Ne laissez tomber aucun de vos outils de travail. Avec l’application Maintenance de Kafinea, vous pouvez par exemple suivre votre flotte de véhicules ou d’ordinateurs, vos installations électriques, votre mobilier de bureau et bien plus encore.

Grâce aux champs personnalisables, vous pouvez créer et suivre autant de catégories d’équipements que vous le souhaitez.

Opérations de maintenance

Confiez des tâches à vos employés

Attribuez automatiquement des tâches à l’équipe la plus qualifiée pour un type d’intervention donné grâce aux workflows personnalisables de l’ERP Kafinea.

Enregistrez des comptes-rendus d’intervention détaillés. En cas de contrôle, vous aurez ainsi une trace des vérifications réglementaires effectuées sur vos équipements.

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Rappels automatisés

Réduisez votre charge mentale et les risques d’oubli

Laissez Kafinea vous rappeler les opérations de maintenance préventive à effectuer. Votre cerveau et vos équipements vous diront merci.

Demandez à être notifié quand un contrôle technique ou une vidange vont bientôt devoir être effectués sur un véhicule. N’oubliez plus la vérification annuelle de vos extincteurs.

Tickets de maintenance

Collaborez en équipe au bien-être de votre matériel

Donnez la possibilité à tous vos employés de saisir des tickets de maintenance quand ils remarquent un problème dans vos locaux : une ampoule grillée, une fuite d’eau, un toilette bouché, etc.

Si vous louez des équipements à des clients, ils peuvent eux aussi vous faire remonter les problèmes techniques en soumettant un ticket grâce à leur accès à votre extranet client.

L’automatisation au service de la maintenance

  • API REST

    Synchronisez des données en temps réel entre la plateforme de votre choix et votre instance Kafinea.

  • Formulaires web connectés

    Importez les données reçues d’un formulaire de contact et exploitez les dans Kafinea.

  • Notifications de rappel

    Personnalisez vos rappels (fenêtre pop-up, email ou SMS) et leurs déclencheurs.

  • Rapports planifiés

    Paramétrez l’envoi périodique par email d’un rapport sous forme de tableaux ou de graphiques.

  • Webhooks

    Envoyez des données vers d’autres plateformes concernant un évènement qui vient de se produire.

  • Workflows personnalisables

    Créez vos workflows pour automatiser la création d’une fiche, la mise à jour d’un champ, un envoi d’email et bien plus encore.

Les fonctionnalités avancées de maintenance

  • Champs personnalisables

    Ajoutez vos propres champs de saisie, picklists, sélecteurs de dates, URL, etc.

  • Codes-barres et QR codes produits

    Définissez un code-barre ou un QR code par produit et créez des automatisations sur-mesure.

  • Commentaires et pièces jointes

    Partagez des informations et documents entre collaborateurs via le bloc Commentaires des fiches Kafinea.

  • Filtrage par tag

    Regroupez différentes fiches sous un même tag pour les retrouver facilement en un seul endroit, même si elles proviennent de modules différents.

  • Gestion avancée des droits d’accès

    Choisissez quelles actions sont faisables ou quelles informations visibles par un groupe d’utilisateurs, au champ près.

  • Modèles PDF dynamiques

    Designez autant de modèles dynamiques de PDF que souhaité en utilisant des shortcodes.

  • Onglets relationnels

    Passez d’une fiche à une autre fiche liée en un clic via les onglets relationnels.

  • Picklists dépendantes

    Créez une relation entre deux picklists pour que les choix disponibles dans l’une s’adaptent dynamiquement au choix effectué dans l’autre.

  • Rapports et graphiques

    Visualisez en temps réel les informations clés du module de votre choix via des rapports sous forme de tableaux et graphiques.

  • Templates d’emails dynamiques

    Créez vos propres templates d’emails dynamiques facilement en utilisant des shortcodes.

Les fonctionnalités basiques de maintenance

  • Ajout d’images aux fiches

    Illustrez vos fiches à l’aide d’une image afin de les identifier plus facilement.

  • Blocs personnalisables

    Compartimentez vos fiches en blocs accordéon afin de regrouper vos champs.

  • Calendrier personnel

    Ajoutez des activités et tâches ponctuelles ou récurrentes à votre calendrier Kafinea et gardez le contrôle de votre emploi du temps.

  • Duplication de fiche

    Dupliquez une fiche en un clic.

  • Export au format PDF

    Exportez les données de votre choix au format PDF.

  • Filtrage par priorité

    Définissez un niveau de priorité pour chaque fiche pour faciliter le traitement des urgences.

  • Import CSV

    Importez des données via un fichier CSV en mappant les colonnes du fichier d’origine avec des champs Kafinea.

  • Saisie automatique des informations client

    Importez sur vos documents toutes les informations concernant votre client (adresse postale, numéro de SIRET, email, etc) simplement en le sélectionnant.

  • Séquences de nommage personnalisées

    Paramétrez les préfixes et suffixes des noms de vos documents et leur incrémentation.

  • Suivi de fiches

    Soyez notifié de la mise à jour d’une fiche que vous suivez par l’un de vos collaborateurs.

  • Tableaux de bord personnalisables

    Créez vos propres tableaux de bord individuels et retrouvez facilement les informations qui comptent pour vous.

  • Vues filtrées

    Créez des listes de données avec des vues filtrées dont vous avez régulièrement besoin.

  • Widgets dynamiques

    Créez vos propres widgets sur vos tableaux de bord et visualisez vos données plus facilement.

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