Formation des utilisateurs et déploiement : des étapes clés

L’intégration d’un ERP ne se limite pas à l’installation du logiciel. Deux étapes cruciales pour le succès de ce projet sont la formation des utilisateurs et le déploiement du système. Dans ce deuxième article, nous allons explorer ces étapes en détail.

Formation des utilisateurs : garantir une adoption réussie

Un ERP performant ne sera efficace que si les utilisateurs savent l’utiliser correctement. La formation est donc une étape incontournable.

  • Plan de formation : Il est essentiel de mettre en place un plan de formation adapté aux différents membres d’une équipe. Les équipes de vente, les gestionnaires financiers et les opérateurs de production ont des besoins différents. La formation doit être sur mesure pour chaque groupe, en se concentrant sur les modules qu’ils utiliseront au quotidien.
  • Documentation et support : Fournir des guides utilisateurs, des tutoriels et un support technique est essentiel pour accompagner les employés. Cela les aide à résoudre les problèmes rapidement et à adopter de nouvelles habitudes de travail.
  • Formation continue : L’apprentissage ne s’arrête pas après le déploiement initial. Proposer une formation continue permet de consolider les acquis et de développer de nouvelles compétences.

Une formation efficace augmente l’adhésion des utilisateurs, réduit les erreurs et maximise les avantages de l’ERP pour l’entreprise.

Le + Kafinea

Formation administrateur initiale : cette formation équipe les administrateurs des compétences nécessaires pour gérer et adapter le système en toute autonomie. Elle leur permet de maîtriser de configurer et de faire évoluer l’ERP au rythme de leur entreprise. De plus, cette formation les prépare à accompagner efficacement leurs collaborateurs des différents services dans leur utilisation quotidienne de l’outil. Cela garantit une adoption rapide et une maîtrise optimale du logiciel par l’ensemble des équipes.

Déploiement : la mise en œuvre réussie de l’ERP

Le déploiement de l’ERP est une étape clé qui marque le début de son utilisation opérationnelle. Avec Kafinea, ce processus est progressif et sans interruption d’activité. Voici comment cela se déroule :

  • Mise à disposition d’un environnement Sandbox : Avant le déploiement global, Kafinea propose un environnement Sandbox aux entreprises qui en ont besoin. Il s’agit d’une seconde instance de l’ERP, dédiée aux tests de paramétrages et à la vérification des nouvelles fonctionnalités. Cet espace permet de tester en toute sécurité les configurations et les développements réalisés au cours du projet avant de les déployer dans l’environnement de production.
  • Déploiement initial et travail en temps réel : L’un des avantages majeurs de Kafinea est la possibilité pour les premiers collaborateurs de commencer à travailler avec l’ERP quelques heures seulement après sa mise en place. Dès le déploiement initial, les utilisateurs peuvent être ajoutés, leurs droits paramétrés, le catalogue produit créé, et les modèles de PDF personnalisés. Les opérations telles que l’émission de factures peuvent débuter rapidement, garantissant une transition fluide vers le nouvel outil.
  • Déploiement progressif sans interruption : Contrairement à d’autres systèmes qui nécessitent des arrêts pour configurer ou développer de nouvelles fonctionnalités, Kafinea permet un déploiement progressif. Les travaux de configuration et de développement sont réalisés et déployés au fil des semaines, sans nécessité d’arrêter l’utilisation de l’ERP. Cela assure une continuité des opérations, avec l’intégration progressive des nouvelles fonctionnalités au rythme des besoins de l’entreprise.
  • Surveillance et support : Tout au long du déploiement, il est essentiel de surveiller les performances et d’écouter les retours des utilisateurs. Grâce à l’environnement Sandbox et à la flexibilité de Kafinea, les ajustements peuvent être testés et implémentés rapidement. Un support dédié est également être disponible pour accompagner les utilisateurs et garantir une expérience positive.

Pourquoi ces étapes sont-elles essentielles ?

  • Faciliter le changement : La formation et le déploiement progressif facilitent l’adoption de l’ERP. Les employés se sentent soutenus et sont plus enclins à accepter le changement.
  • Maximiser l’efficacité : Un déploiement bien planifié réduit les risques de perturbation des opérations. Une formation adéquate assure que les utilisateurs exploitent pleinement les fonctionnalités de l’ERP.